Avancerade funktioner för virtuella datarum för avtalshantering

Virtuella funktioner för datarum

100+ funktioner som är uteslutande för säker dokumentdelning och företagsamarbete.

Dokumenthantering

DRA OCH SLÄPP FILUPPLADDNING

Starta din helt nya datalokal med en-klick-datapopulation. Dra och släpp filer och mappar från din dator till uppladdningsfönstret. Inga plugins behövs.

SPARA TID MED STORA UPPLADDNINGAR

Ladda omedelbart dokument till datarummet. Inga gränser för storlek eller antal uppladdade filer. Det tar ett ögonblick för datalokalen att slutföra uppladdning.

LADDA UPP FILER I VILKET FORMAT SOM HELST

Ladda upp filer i 25+ format. Inget behov av att förbereda filer före hämtning. Filerna konverteras till ett säkert PDF-format som kan ses i vilken webbläsare som helst, så ingen ytterligare programvara krävs.

Hitta filer snabbare med etiketter

Etiketter tjänar dubbla syften. De används för att kategorisera dokument och kan användas som sökobjekt. Använd multipla etiketter för att organisera filer på ett sätt som uppfyller projektets behov.

INTEGRERA MED WINDOWS EXPLORER

iDeals Sync applikationen automatiserar dataöverföring och hämtning. Synkronisera enkelt innehållet i skrivbordet, delad mapp, FTP eller företagsfillagring med ditt datalokal. Det kopplar även datalokalen till företagets innehållshanteringssystem.

AUTOMATISK INDEX-NUMMERING

Tusentals dokument och mappar numreras automatiskt när du laddar upp eller flyttar dem. Inget behov av att skapa eller uppdatera datarummets index manuellt.

FULL TEXTSÖKNING

Hitta snabbt informationen genom att skriva in nyckelord eller tillämpa flera sökfilter. Optisk teckenigenkänning (OCR "Optical Character Recognition") söker efter ett ord eller en fras i något dokument i ditt datarum.

Virtuella funktioner för datarum
LÄTT ATT HANTERA FILER OCH MAPPAR

Ladda upp, radera, slå samman, flytta, visa, hämta, återställ, och byt namn på filer och mappar enkelt. Slå samman innehållet i flera filer i en enda PDF-fil.

Dokumentsäkerhet

Virtuella funktioner för datarum
SÄKER FENCE VIEW

Skydda konfidentiella data mot oönskad visning genom att aktivera ett begränsat visningsläge. Användaren kan endast se dokumentets centrala del medan resten är täckt med en skjutbar skärm.

AVLÄGSEN STRIMLA

Dokumentkryptering som öppen, och hämtning styr åtkomst till filen. Dokumentbehörighet kan återkallas även efter att dokumentet har hämtats.

DYNAMISKA VATTENMÄRKEN

Aktivera automatiska vattenstämplar att visas ovanpå något dokument när det visas, skrivs ut eller hämtas. Anpassa vattenstämplar med användarnamn, IP-adress, tid och datum för dokumentåtkomst.

Inbyggd maskering

Maskera text, bilder eller områden i dokumentet snabbt för att skydda känsliga uppgifter och spara tid tack vare att tredjepartsverktyg inte behövs.

GRANULÄRA DOKUMENTTILLGÅNGAR

Ange detaljerad åtkomstpolicy för varje dokument och mapp i datarummet. Det finns åtta nivåer av dokumentbehörigheter: Fence View, visning, hämta krypterad PDF, skriv ut, hämta PDF, hämta original och ladda upp.

SÄKER VISNING AV KALKYLARK

Den iDeals Spreadsheet Viewer möjliggör visning och analys av Excel-dokument online på ett säkert sätt. iDeals Spreadsheet Viewer hämtar, dekrypterar, sätter vattenstämplar och gör dokument i en webbläsare och inte i PDF-format, men i original säkert Excel.

Lättanvänt

INGA PLUGINS, INGEN JAVA

Visa skyddade dokument i dess eget format utan plugins. Inget behov av att installera någon programvara eller göra hämtningar. Inget Java krävs.

ENKEL INLOGGNING

Enkel inloggning och lösenord för alla projekt: Du behöver inte komma ihåg alla dina lösenord och projektnamn.

MOBILVÄNLIGT GRÄNSSNITT

Visa innehållet i det virtuella datarummet genom ett strömlinjeformat gränssnitt som är optimerat för mobila enheter.

MULTISPRÅKS ÅTKOMST

Få tillgång till ett virtuellt datarum på 14 språk inklusive engelska, tyska, spanska, franska, holländska, italienska, polska, ryska, turkiska, portugisiska, kinesiska, japanska, svenska och koreanska.

SKROLLA-IGENOM VISAREN

Att skrolla igenom funktionalitet tillåter dig att enkelt kan gå till nästa dokument i en mapp direkt från dokumentet som du tittar på. Detta sparar mycket tid när du behöver bläddra igenom hundratals dokument.

Virtuella funktioner för datarum
IOS OCH ANDROID APPS

Öppna datarummet från så gott som alla enheter och alla plattformar, inklusive Windows, Apple iOS och Android.

Säker åtkomst

ÅTGÄRDSKONTROLL OCH UTGÅNG

Konfigurera detaljerade säkerhetspolicyer för lösenordsstyrka och användarperiodens längd. Ange utgångsdatum för filåtkomst.

TID OCH IP ÅTKOMSTSBEGRÄNSNINGAR

Begränsa åtkomst till datarummet från vissa IP-adresser och under vissa tidsperioder.

GRYNIGA ANVÄNDARTILLGÅNGAR

Hantera användarnas behörigheter för visning, säkra PDF-nedladdning, utskrift, hämta originaldokument och redigering baserat på användarens roll i projektet.

Virtuella funktioner för datarum
ANVÄNDARVÄNLIGA PERSONIFIERINGAR

Se till att parterna endast har tillgång till de dokument som de behöver - se dokument behörighetstillstånd från användarens synvinkel.

TVÅFAKTORS AUTENTISIERING

Tvåstegsverifiering av användaridentitet kräver ett lösenord och en engångskod från ett SMS eller en autentiseringsapplikation installerad på användarens mobiltelefon.

HANTERING AV MOBILENHETER

Använd säkerhetsfunktioner och kontrollera tillgängligheten för säkra dokument på användarnas mobila enheter.

Användaradministration

Virtuella funktioner för datarum
ENKEL ELLER FLERA INBJUDNINGAR AV ANVÄNDARE

Bjud snabbt in användare en efter en eller i grupp, bjud in hundratals användare i ditt datarum. Konfigurera användarens tillgång till datarum, inloggningssäkerhetsalternativ, åtkomst till Q&A-avsnitt, och hur ofta de får nya meddelanden om uppladdning av dokument.

ANGE DETALJERADE ANVÄNDARTILLSTÅND

Ange olika nivåer av åtkomst till olika användare för att möjliggöra enkelt spårbara granskningsposter och öka datarummets integritet.

STÄLL IN TILLSTÅND FÖR VISINING AV EXCEL

Välj en av tre speciella visningsbehörigheter för Excel-filer. Visa Excel med formler tillåter användare att se formler i Excel-dokument. Excel utan alternativ för formler gör formulär osynliga för användarna. Alternativet för Excel dataanalys gör det möjligt att redigera tillgängliga Excel-filer. Ändringar tillämpas inte på originalfilerna och ses endast av den behöriga användaren.

ENKEL GRUPPKONFIGUERATION

Att enkelt hantera hundratals användare genom att dela dem i grupper med olika nivåer av tillgång till datarumsfunktioner. För att förenkla processen med grupptillverkning erbjuder vi fyra fördefinierade roller som fullständiga administratörer, begränsade administratörer, samarbetsanvändare, och individuella användare, komplett med fördefinierade uppsättningar av privilegier.

MEDDELANDEN

Skicka e-postmeddelanden om uppladdade och raderade dokument och ställ in frekvensen när användare får sådana meddelanden.

Analítica

Virtuella funktioner för datarum
FULLSTÄNDIGA GRANSKNINGSKEDJOR

Upprätthålla intern överensstämmelse genom att ha tillgång till granskningskedjor som registrerar varje åtgärd i datarummet. Välj en PDF-, Excel- eller utskriftsvänlig version av rapporter som ska användas i möten och presentationer.

Tablero de actividades

Obtenga una actualización continua del estado de su proyecto. Nuestro tablero intuitivo permite, con un solo clic, tomar decisiones basadas en datos para tener una gestión efectiva de los acuerdos.

FÄRDKODADE RAPPORTER

Förstå vad som händer med ditt datarums innehåll på ett ögonblick. Färgrik rapport för "värmekarta" visar vilka grupper som är mest aktiva och vilka delar av datarummet som de är mest intresserade av. Detta ger dig en fördel i beslutsfattandet.

Seguimiento del comportamiento del usuario

Undersök alla användares åtgärder, inklusive vad de har sökt efter. Spåra dokumentvisning, utskrifter och hämtningar. Varje detalj spåras - du kan till och med se hur länge användaren har tittat på varje sida i dokumentet exakt i sekunden.

FRÅGOR & SVAR

Virtuella funktioner för datarum
FÖRFINAD SVARSPROCESS

Under svarsprocessen kan användare skicka in svarsbaserade kommentarer, lägga till snabbreferenser till filer i datarummet samt bifoga dokument vilket förbättrar svarens kvalitet och precision. Användare som har i uppdrag att svara på frågorna kan kommunicera privat, och diskussionen är endast förbehållen de relevanta medlemmar som samarbetar på deras svarssida.

AUTO-TILLDELA FRÅGOR TILL EXPERTER

Svar tilldelas direkt till experter i enlighet med den frågebaserade kategorin, utan att de behöver fördelas manuellt. Svarssamordnarna kan enkelt omplacera experter och modifiera arbetsflödet vid behov. När experterna tar emot frågorna visas inte frågeställarens personuppgifter, och svaren skickas omedelbart vidare till svarssamordnarna.

CENTRALISERA KOMMUNIKATIONEN

Centralisera all kommunikation inom det virtuella datarummet. Modulen erbjuder samma säkerhet och tillförlitlighet som du upplever med ditt VDR. Du har möjlighet att spåra allting och får åtkomst till insiktsfulla rapporter som säkerställer efterlevnad, men konfidentiella uppgifter om företag och medarbetare kommer aldrig att avslöjas såvida du inte har behov för det.

IMPORTERA FRÅGOR OCH BULKÅTGÄRDER

Det går att importera och exportera flera frågor i bulk från Excel till och från det virtuella datarummet, vilket både sparar tid och minskar risken för misstag. Bulkåtgärder möjliggör snabba uppdateringar av kategori, prioritet och frågestatus.

FLEXIBELT ARBETSFLÖDE

Anpassa och automatisera kommunikationsflödet i enlighet med affärens eller projektets krav. Samtidigt som du kan spåra alla åtgärder och meddelanden skickas både frågor och svar automatiskt till rätt användare. Arbetsflödet justeras utifrån de olika tillgängliga rollerna: frågeskapare, frågeställare, svarssamordnare, expert och svarsgodkännare.

INTUITIVT GRÄNSSNITT

Den intuitiva layouten gör modulkonfiguration, utbildning av nya användare och kommunikationsflödet snabbare. Designen är avsedd att förbättra organiseringen, garantera spårning i realtid och underlätta åtkomst till flera användare.

Anpassningar
Virtuella funktioner för datarum
ANPASSAT UTSEENDE OCH KÄNSLA

Lägg till ditt företags varumärke för att skapa ett välkänt arbetsområde för samarbete. Ladda upp din logotyp, justera temafärger och anpassa e-post för inbjudan.

ANPASSA VATTENMÄRKEN

Du kan konfigurera hur vattenmärken visas: vid visning, hämtning eller utskrift. Vattenmärken kan anpassas med ditt val av mönster och färg.

TILLÄMPA SPRÅKSINSTÄLLNINGAR

Aktivera automatisk översättning av datarummet till 90 språk.

DEFINERA VILLKOR FÖR ÅTGÄRD

Ange dina egna användarvillkor, NDA och konfidentialitetsavtal. Definiera hur ofta användarna måste acceptera användarvillkoren: endast vid första inloggningen eller på varje inloggning.

SKRÄDDARSY SIDHUVUD ELLER SIDFOT

Visa anpassade sidhuvuden och sidfötter på dokument som kan skrivas ut eller hämtas som PDF-filer. Anpassa sidhuvud och sidfot, textstorlek och färger.

Verifiering av företagsintegrering
YTTERLIGARE ÅTKOMSTSÄKERHET OCH EFTERLEVNAD

Beroende på en betrodd tjänst för att autentisera företagsanvändare och tillåta deras tillgång till känslig data, integrerar du iDeals VDR med din företagsidentitetsleverantör för enkel inloggning (SSO).

SNABB ÅTKOMST

Tillåt företagsanvändare att smidigt logga in på VDR utan att skriva in eller skapa inloggningsuppgifter för iDeals.

KOSTNADSEFFEKTIVITET

Minska IT-kostnader genom att eliminera behovet av att hantera flera användarkonton och återställa förlorade lösenord.

Läs mer om iDeals Single Sign-On integreringar

Hantering av flera projekt

Konfigurera standardinställningar

Definiera dina efterlevnads-, säkerhets- och varumärkesstandarder med nya anpassningsbara projektinställningar, vilket påskyndar framtida projektskapande.

Centraliserad användarhantering

Visa och ta bort deltagare i alla projekt utan ansträngning. Kontrollera enkelt användarnas åtkomstnivåer och öka projektsäkerheten.

Användarinfokort

Visa detaljerad information om en deltagare. Detta inkluderar deras föredragna språk och senaste inloggning, samt en lista över projekt som användaren deltar i (inklusive deras grupp och tillgång till det specifika projektet).

Projektöversikt

Visa alla projekt på ett och samma ställe. Oavsett om det gäller en snabb kontroll av ett projekts status, dina användare och administratörer eller din dataanvändning, kan du få informationen du behöver för flera projekt på en och samma gång.

Säkerhetsefterlevnad

Virtuella funktioner för datarum Virtuella funktioner för datarum
ISO27001 CERTIFIERAD

Den internationella organisationen för standardisering (ISO) 27001:2013 är den internationella säkerhetsstandarden som används som skyddsmärke för känsliga data. Vår certifieringsprocess omfattade policyer för organisationssäkerhet, personalskydd, fysiska- och miljöskydd, system och nätverkssäkerhet samt hantering av företagets kontinuitet. Ladda ner certifikat

SOC2 EFTERLEVNAD

SOC2 rapportering säkerställer att adekvata kontrollsystem finns för att skydda deras data och information. SOC 2 certifiering bekräftar att iDeals har alla de bästa interna rutinerna för att verifiera säkerhet, tillgänglighet och integritet.

DATACENTERS SÄKERHET

iDeals använder flera datacenter som använder fysisk säkerhet, biometriska inmatnings-autentiseringssystem och flera lager av övervakning.

BÄSTA FOU-METODER

Vårt in-house FoU-team håller vår teknik ett steg före de senaste branschens riktmärken. Våra ansträngningar att innovera är oöverträffade inom finansiell kommunikation. Programvaru-utvecklingsmetoder och processer uppdateras regelbundet för att följa de senaste internationella utförandena som Microsoft Secure Development Lifecycle och OWASP. Applikationssäkerhet utvärderas regelbundet av oberoende experter för att upprätthålla höga pålitlighetsnivåer.

Hastighet och tillgänglighet

Virtuella funktioner för datarum
ÖKAD HASTIGHET

Flera geografiskt avlägsna datacenter ökar dataöverföringshastigheten upp till industriledande 200 mBps. Datacenters närhet optimerar filuppladdning och hämtningshastighet upp till 10 gånger.

INDUSTRILEDANDE 99,95 % UPPTID

Redundant konstruktion av infrastrukturkomponenter ger en mycket robust och säker miljö som garanterar 99,95 % upptid.

INGA UNDERHÅLLSFÖNSTER

Tusentals företag över hela världen är beroende av iDeals virtuella datarum för att få tillgång till sina affärskritiska dokument. Med detta i åtanke utformade vi vår dataservice så att den aldrig stängs av för underhållsändamål.