Online överensstämmelse

Medan du använder ett virtuellt datarum kan du endast bjuda in användare genom att skriva in deras e-postadresser och skicka inbjudningar till dem. Med iDeals Virtual Data Room kan du alltid vara säker på att dina inbjudningar levereras: vår tillämpning kontrollerar om en användare har fått inbjudan eller inte, och skickar ett meddelande om inbjudan inte har levererats; det ger dig tips om eventuella stavfel när du skriver e-postadress.

De flesta moderna plattformarna kräver ingen extra programvara, men det finns några äldre versioner av virtuella datarum som fortfarande behöver plugins. Vissa företags IT-avdelningar förbjuder anställda att installera ytterligare programvara på sina företagsdatorer för säkerhetsändamål, så det är värt att kontrollera vilken typ av säkerhetspolicy som tillämpas på ditt företag. Alternativt kan du välja en pluginfri och enkelt distribuerad lösning som iDeals Virtual Data Room som inte kräver någon utbildning för att användas.

Det finns möjlighet att konfigurera en granulär åtkomst för de uppladdade dokumenten genom att konfigurera olika åtkomstnivåer för olika användargrupper. iDeals Virtual Data Room tillåter dig också att konfigurera tre olika nivåer av åtkomst för Excel-dokument (begränsad visning utan formler, säker visning med eller utan formler eller säker visning och hantering av kalkylblad) och åtta nivåer av åtkomst för PDF-dokument (Ställ in uppladdning, hämtning av original, hämtning av PDF, utskrift, hämta krypterad PDF, visning, stäng visning och begränsa behörigheter). Vi överväger alltid säkerhet och integritet som vår högsta prioritet och med iDeals Virtual Data Room, kan du alltid vara säker på att dina dokument är tillförlitligt skyddade.

Med hjälp av fullständiga granskningsspår som implementeras i iDeals Virtual Data Room kan du alltid kontrollera hur många dokument som granskas av användarna. På den färgstarka "värmekartan" fylls varje enskilt dokument i med en specifik färg med det relevanta procenttalet som återspeglar antalet sidor som har visats av en viss användare. Detta kan hjälpa till att förstå scenen för dina efterlevnadsframsteg samt intressanta intresse för dina perspektivpartners.

Beroende på branschen kan det hända att det behövs dokument av specifika format som ska laddas upp i ett datarum medan vissa regler för överensstämmelse även måste uppfyllas. Det viktigaste målet med due efterlevnadsprocessen är att utbyta konfidentiell information på det snabbaste och säkraste sättet där tekniken spelar en avgörande roll. Så att ha en lista över krav och mallar för förinställning av inställningar kan hjälpa till att spara mycket tid och hålla din datalokal organiserade. iDeals Solutions har hjälpt till tusentals efterlevnadsprojekt och tillhandahåller professionellt överenstämmande datarumsindex för olika branscher.

Att skräddarsy datarum med ditt företags logotyp och varumärkesfärger ger det ett professionellt och unikt utseende: det här är ett måste för varje virtuell datarumsplattform nuförtiden. iDeals Virtual Data Room ger dig även möjlighet att tillämpa egna färgscheman och logotyper som kan ses både i ditt datarum och i de e-postmeddelandena för inbjudning som du skickar.

De flesta leverantörer anger att de tillhandahåller support 24/7 men det är viktigt att se till att alla prestandanormer är definierade i servicenivåavtalet (SLA "service-level agreement"). iDeals kundsupportteam garanterar omedelbart svar via telefon eller chatt och 15 minuters svarstid via e-post, men mer än 93 % av våra e-postförfrågningar besvaras inom endast 5 minuter. Vårt 24/7 kundsupportteam är alltid glada att prata med våra kunder på engelska, tyska, spanska, portugisiska, ryska, turkiska, kinesiska och japanska.

De flesta leverantörer av datarum använder dokumentkryptering som idag är en industristandard. Förutom flerskiktad datakryptering finns det några extra säkerhetsfunktioner som implementeras i iDeals Virtual Data Room: "Fence View" förhindrar att dokument från fotografering och i kombination med dynamiska vattenmärken ger det mest tillförlitliga skyddet mot obehörig kopiering. Du kan när som helst ändra åtkomstnivå för någon användare.

När det gäller efterlevnad blir säkerhet en av de viktigaste aspekterna, så det kan rekommenderas starkt att kontrollera om en leverantör av datarum överensstämmer med några av de vanligaste säkerhetsstandarderna. iDeals Virtual Data Room överensstämmer med de mest strikta branschstandarder som ISO 27001: 2013, SOC II, Safe Harbor och andra.

Ett arkiv som innehåller alla nödvändiga poster, till exempel uppladdade, raderade filer med tidigare versioner och aktiviteter, kan lämnas på begäran i form av Flash eller DVD-enhet.