Online överensstämmelse

iDeals Virtual Data Room snabbar på efterlevnadsprocessen och hjälper till att stänga transaktioner snabbare

Online överensstämmelse Online överensstämmelse

Vad ska man tänka på när man väljer ett virtuellt datarum för ditt efterlevnadsprojekt?

Att välja ett datarum för efterlevnad är ett viktigt steg som kan bli lite komplicerat ibland: trots det stora antalet tillgängliga alternativ är det verkligen svårt att hitta den bästa programvaran för dina projektbehov.

Online överensstämmelse Online överensstämmelse

Har en leverantören av datarum erfarenhet av att arbeta med din bransch?

Branschen avgör eventuella användningsfall, funktioner, arbetsflöden och policyer för överensstämmelse som due efterlevnadsprocessen krävs för att stödja, så var beredd med relevanta frågor när du pratar med din potentiella leverantör.

Finansiella tjänster

Oavsett om du är i detaljhandel, inom börsmäklare eller försäkringsverksamhet, behöver du gå igenom due efterlevnadsprocessen i händelse av en M&A-affär, investeringshöjning, omstrukturering, eller konkurs. Finansindustrin är starkt reglerad och ditt företag måste följa vissa specifika regler. Du kan till exempel behöva skapa ett datarum för att rapportera till regleringsorgan som FINRA om ditt företag är verksamt i USA. Det är viktigt att se till att plattformen som du väljer överensstämmer med industristandarderna.

Bioteknik

I bioteknikindustrin används virtuella datarum ofta för att hjälpa till med omhändertagande av FoU-projekt som kliniska prövningar eller licensiering av en bioteknikprodukt. Återstående kontroll över immateriella rättigheter och personliga journaler genom att hålla omhändertagande information noggrann är en kritisk utmaning att hantera. Detta leder dig till att förkorta listan över potentiella leverantörer av datarum av dem som överensstämmer med lokala föreskrifter som HIPAA.

Energi

Olje- och gasdelen i branschen blir alltmer konsoliderad och det stramar även åt krav på noggrannhet. Typiska olje- och gasprojekt inkluderar en stor mängd seismiska data och brunnsloggar som överförs under efterlevnadsprocessen, så det är viktigt att se till att plattformen som du väljer kan stödja den typen av filformat. Förnybar energi är en annan snabbväxande undersektor med ett stort antal investeringsmöjligheter. Oavsett om det är en kapitalhöjning, licensiering eller en fusionsavdelning - behöver ett datarum för ditt projekt vara enkelt och snabbt att installera för att hjälpa dig att köra ditt projekt i snabbaste takt.

Juridik

Juridiska rådgivare måste ofta ta itu med M&A-transaktioner, och antingen konsultera köpsidan eller försäljningssidan av ett projekt. Vissa juridiska företag kan vara involverade i många projekt, som behandlar hundratals kunder samtidigt, så det är viktigt att de har ett sätt att hålla sina poster säkra och organiserade. Med en robust Q&A-modul kan du spara tid genom att utföra all kommunikation på ett ställe i ditt virtuella datarum. Att ge professionellt utseende genom att anpassa ett datarum med din företagsidentitet är en annan fördel jämfört med andra vanliga molnlösningar.

Informationsteknik

Det har skett en betydande ökning av IT-industrin under det senaste decenniet som ledde till ökat antal M&A, riskkapitalavtal och IPO. Det finns miljontals IT startups som ökar kapital varje dag, och ingen av dem vill sakna möjligheten att bli finansierade på grund av plattformens komplexa användning. I en sådan konkurrensutsatt miljö finns ett behov av lättanvänt och pluginfritt datarum för smidiga efterlevnadsprocesser.

Infrastruktur

I denna bransch är det ofta ett fall när ett online datarum används för att hantera dina projektfinansieringsdokument. De flesta konstruktions- och byggprojekt är långsiktiga och kräver ständiga samspel med investerare, banker och andra utlåningsinstitut, så det är avgörande att kunna dela både finansiell och teknisk information på ett säkert sätt. Det är även värt att ta hänsyn till att inte alla leverantörer av datarum stöder filtyper av icke-Office-filformat.

Online överensstämmelse Online överensstämmelse

Kan en leverantör av datarum tillhandahålla checklistor med noggrannhet för ditt projekt?

Beroende på vilken aspekt av företagets tillgångar som behöver granskas och vilka målsättningarna är, finns olika typer av efterlevnad som kan utföras. Varje bransch har specifika standarder som kräver att dokumenten struktureras på ett visst sätt, och att inrättar ett index för datarum bidrar till att hålla innehållet i ditt datarum organiserat.

Du kan behöva checklista för efterlevnad för

Finansiell (redovisning) efterlevnad

Huvudsyftet med den här är att undersöka ett målföretags finansiella resultat, vilka huvudsakligen hänvisar till att kontrollera balansräkningar och stödja finansiella dokumentationer.

Juridisk efterlevnad

Juridisk efterlevnad syftar till att säkerställa att ett målföretag för närvarande inte befinner sig i en rättssak eller har några riskfyllda juridiska skulder.

IT efterlevnad

IT efterlevnad avgör huruvida IT-utgifterna ligger i en nivå som är anpassad till företagets storlek och bidrar till att möta planerade tillväxtprognoser.

Kommersiell efterlevnad

Kommersiell efterlevnad hjälper till att identifiera företagets ställning inom den bransch som den befinner sig i, och potentiella möjligheter baseras på branschens övergripande attraktionskraft och långsiktiga kommersiella utsikter.

Skatt efterlevnad

Bokslut, skattedeklarationer och revisioner - det är det typiska exemplet på de handlingar som vanligtvis ställs till förfogande under skattskyldighet som är att identifiera nuvarande och potentiella skatteskulder i ett bolag.

Operativ efterlevnad

Operativ efterlevnad analyserar tillverkningsprocess, leveranskedja och distribution för att upptäcka eventuella kapitalrisker.

Har du fortfarande några frågor om online efterlevnad?

Oroa dig inte, vi vet att kärnan kan vara nervkittlande, så det här är vår FAQ-sektion för att hjälpa dig att förstå.

Medan du använder ett virtuellt datarum kan du endast bjuda in användare genom att skriva in deras e-postadresser och skicka inbjudningar till dem. Med iDeals Virtual Data Room kan du alltid vara säker på att dina inbjudningar levereras: vår tillämpning kontrollerar om en användare har fått inbjudan eller inte, och skickar ett meddelande om inbjudan inte har levererats; det ger dig tips om eventuella stavfel när du skriver e-postadress.

De flesta moderna plattformarna kräver ingen extra programvara, men det finns några äldre versioner av virtuella datarum som fortfarande behöver plugins. Vissa företags IT-avdelningar förbjuder anställda att installera ytterligare programvara på sina företagsdatorer för säkerhetsändamål, så det är värt att kontrollera vilken typ av säkerhetspolicy som tillämpas på ditt företag. Alternativt kan du välja en pluginfri och enkelt distribuerad lösning som iDeals Virtual Data Room som inte kräver någon utbildning för att användas.

Det finns möjlighet att konfigurera en granulär åtkomst för de uppladdade dokumenten genom att konfigurera olika åtkomstnivåer för olika användargrupper. iDeals Virtual Data Room tillåter dig också att konfigurera tre olika nivåer av åtkomst för Excel-dokument (begränsad visning utan formler, säker visning med eller utan formler eller säker visning och hantering av kalkylblad) och åtta nivåer av åtkomst för PDF-dokument (Ställ in uppladdning, hämtning av original, hämtning av PDF, utskrift, hämta krypterad PDF, visning, stäng visning och begränsa behörigheter). Vi överväger alltid säkerhet och integritet som vår högsta prioritet och med iDeals Virtual Data Room, kan du alltid vara säker på att dina dokument är tillförlitligt skyddade.

Med hjälp av fullständiga granskningsspår som implementeras i iDeals Virtual Data Room kan du alltid kontrollera hur många dokument som granskas av användarna. På den färgstarka "värmekartan" fylls varje enskilt dokument i med en specifik färg med det relevanta procenttalet som återspeglar antalet sidor som har visats av en viss användare. Detta kan hjälpa till att förstå scenen för dina efterlevnadsframsteg samt intressanta intresse för dina perspektivpartners.

Beroende på branschen kan det hända att det behövs dokument av specifika format som ska laddas upp i ett datarum medan vissa regler för överensstämmelse även måste uppfyllas. Det viktigaste målet med due efterlevnadsprocessen är att utbyta konfidentiell information på det snabbaste och säkraste sättet där tekniken spelar en avgörande roll. Så att ha en lista över krav och mallar för förinställning av inställningar kan hjälpa till att spara mycket tid och hålla din datalokal organiserade. iDeals Solutions har hjälpt till tusentals efterlevnadsprojekt och tillhandahåller professionellt överenstämmande datarumsindex för olika branscher.

Att skräddarsy datarum med ditt företags logotyp och varumärkesfärger ger det ett professionellt och unikt utseende: det här är ett måste för varje virtuell datarumsplattform nuförtiden. iDeals Virtual Data Room ger dig även möjlighet att tillämpa egna färgscheman och logotyper som kan ses både i ditt datarum och i de e-postmeddelandena för inbjudning som du skickar.

De flesta leverantörer anger att de tillhandahåller support 24/7 men det är viktigt att se till att alla prestandanormer är definierade i servicenivåavtalet (SLA "service-level agreement"). iDeals kundsupportteam garanterar omedelbart svar via telefon eller chatt och 15 minuters svarstid via e-post, men mer än 93 % av våra e-postförfrågningar besvaras inom endast 5 minuter. Vårt 24/7 kundsupportteam är alltid glada att prata med våra kunder på engelska, tyska, spanska, portugisiska, ryska, turkiska, kinesiska och japanska.

De flesta leverantörer av datarum använder dokumentkryptering som idag är en industristandard. Förutom flerskiktad datakryptering finns det några extra säkerhetsfunktioner som implementeras i iDeals Virtual Data Room: "Fence View" förhindrar att dokument från fotografering och i kombination med dynamiska vattenmärken ger det mest tillförlitliga skyddet mot obehörig kopiering. Du kan när som helst ändra åtkomstnivå för någon användare.

När det gäller efterlevnad blir säkerhet en av de viktigaste aspekterna, så det kan rekommenderas starkt att kontrollera om en leverantör av datarum överensstämmer med några av de vanligaste säkerhetsstandarderna. iDeals Virtual Data Room överensstämmer med de mest strikta branschstandarder som ISO 27001: 2013, SOC II, Safe Harbor och andra.

Ett arkiv som innehåller alla nödvändiga poster, till exempel uppladdade, raderade filer med tidigare versioner och aktiviteter, kan lämnas på begäran i form av Flash eller DVD-enhet.

Online överensstämmelse Online överensstämmelse

Varför välja iDeals Virtual Data Room?

iDeals Solutions har varit en global leverantör av säkra fildelningstjänster sedan 2008. Sedan starten har vårt primära mål alltid varit att tillhandahålla inte bara den mest säkra utan den enklaste, användarvänligaste och smidigaste efterlevnadsupplevelsen. Vi har varit tillförlitliga för kunder om allt från företagsfinansiering, investment banking, juridik, fastigheter, energi, IT-säkerhet, och andra branscher.

Vad våra kunder säger om oss

  • iDeals Virtual Data Room är en utmärkt plattform som är lätt att använda och som ger en oöverträffad nivå av kundservice. Vårt företag började med att testa en mängd olika datalokaler, och slutligen bytte vi till iDeals™ för dess enkelhet och intuitiva struktur. Toppsäkerhet och kundsupport med bra pris.

    Adam Lancaster Investment Banking Group,
    Performance Trust Capital Partners
  • iDeals Virtual Data Room programvaran kombinerar användarvänligt gränssnitt och omfattande funktioner. Dessutom är deras olika rapporteringssystem extremt användbara när du behöver några analytiska data om din datalokal. Jag skulle hata att byta till ett annat system.

    Jeff Hsu Regulatory Affairs,
    Sorrento Therapeutics Inc.
  • En av de bästa plattformarna för virtuella datarum som jag har stött på. Enkel att navigera och hantera, mycket anpassningsbar, exceptionellt konkurrenskraftigt pris. Ett bra alternativ både för sofistikerade användare och nybörjare.

    Alexey Zykov Investment Banking Group,
    Jefferies
  • Som en administratör som har använt andra tjänster, är VDR-gränssnittet mycket användarvänligt och dess filhanteringssystem har sparat mig mycket tid. Jag måste även ge ett särskilt omnämnande till deras tekniska support team, de har alltid varit tillgängliga att svara på mina frågor. Denna personliga aspekt är väldigt viktigt för företagsanvändare som jag som är tidspressade och behöver tidsmässiga lösningar.

    Mark Li Real Estate Investments,
    Harvest Capital Partners
  • De projekt som vi har åtagit var riktigt bra, särskilt med tanke på programvaran för virtuella avtalrums, vi har presterat bra eftersom att gränssnittet till iDeals™ VDR har varit enkelt att använda, tillsammans med några användbara funktioner.

    Asad Aftab Corporate Finance,
    KPMG
  • Vi använder kontinuerligt virtuella datalokaler som tillhandahålls av iDeals, gränssnittet är vänligt, allt fungerar bra. Jag är beredd att rekommendera iDeals™ som en pålitlig och ansvarig partner.

    Hakon L. Akerlund IT Security,
    Landsbankinn
Starta din kostnadsfria testperiod
30-dagars obegränsad användning och demo med en expert