Styrelse kommunikation

Över 80 % av Fortune 500 företagen litar på att iDeals ska vara värd för och distribuera företagsdokument på ett säkert sätt

Styrelse kommunikation Styrelse kommunikation

Utmaningar av moderna företagsstyrelser

Styrelsekommunikation involverar att hantera och distribuera stora mängder konfidentiell dokumentation, vilket kan bli komplicerat med styrelseledamöter som är spridda över hela världen. Det finns några typiska utmaningar som styrelseledamöterna normalt står inför:

  • Företagen behöver snabbt och säkert utbyta dokument som rör nyckelaktiviteter
  • Regelbundna överensstämmelseskrav blir allt mer komplicerade
  • E-post och personliga fildelningstjänster uppfyller inte företagsäkerhetskrav för företag
  • Risken för brott mot datasäkerhet är ett allvarligt problem för företagsöverensstämmelse
  • Det är tidskrävande och dyrt att samla, skriva ut och skicka pappersbaserade mötespaket med hundratals sidor
Styrelse kommunikation Styrelse kommunikation

Styrelseportal för hantering och genomförande av styrelsemöten

IDeals Virtual Board Room, som drivs av iDeals Virtual Data Room, som är en molnbaserad säker plattform som tillhandahåller en mycket säker och lättanvänd miljö för att hantera styrelserums kommunikation. Att flytta från ett pappersbaserat system till en online styrelseportal kan ge många fördelar för en organisation.

  • Ge tillgång till styrelser att beställa material och annan viktig företagsdokumentation både online och offline från vilken plats som helst
  • Distribuera tidiga styrelsemötesmaterial och uppdatera styrelsen mellan möten
  • Tillhandahålla uppdateringar om aktiviteter i styrelsekommittéer
  • Underlätta kommunikationen mellan styrelsen och ledningen
  • Förbättra bolagsstyrning och ansvarsskyldighet
  • Tillbringa mindre tid på administrativt arbete och låta assistenterna fokusera mer på att möta innehåll och behov hos deltagarna
Styrelse kommunikation Styrelse kommunikation

Vilka dokument kan delas via en styrelseportal?

Styrelsen har länge ansetts vara ett kommunikationsverktyg. Men med introduktionen av ny interaktiv teknik har möjligheterna till tvåvägskommunikation även uppstått. IDeals Virtual Data Room tillåter att kommunicera via Q&A-sektionen samt dela mycket känsliga dokument, till exempel:

  • Investerarpresentationer
  • Riskhanteringsrapporter
  • Drifts- och tillväxtplaner
  • Ersättningspolicy och incitamentsprogram
  • Externa revisionsresultat
  • Dagordningar och resolutioner, inklusive följande:
    • Företagsprestanda
    • Strategi, budgetar, capex och FoU
    • Långsiktiga vs kortsiktiga överväganden
    • Förvärv, avyttringar och andra justeringar för företagsport
    • Ersättning
    • Riskhantering, inklusive finansiella, säkerhets- och andra risker
    • Regelbunden och laglig efterlevnad
    • Aktieägarrelationer
    • Regeringsrelationer och politik, inklusive relationer med branschorganisationer
    • Medarbetare och samhällsrelationer
    • Rekrytering av styrelseledamöter
    • Årsstämman
    • Förberedelser för krishantering
    • Övertagande av bud och proxy kampförberedelser
    • Styrelsens och kommitténs struktur och politik, utvärderingar, styrningsriktlinjer, utskottskonferenser
Styrelse kommunikation Styrelse kommunikation

Få tillgång till ditt styrelseledamöters material vart som helst ifrån

Med iDeals styrelseportal kan användarna när som helst komma åt styrelsens paket. Detta är särskilt fördelaktigt om en eller flera styrelseledamöter reser. Med mer tid och flexibilitet på deras sida är styrelseledamöterna bättre beredda att göra viktiga strategiska diskussioner.

  • Styrelseledamöter kan enkelt och säkert få tillgång till stora volymer information från vilken plats som helst
  • Styrelseledamöter kan arbeta online eller offline för att granska styrpaketet, delta i Q&A-diskussioner och göra anteckningar varhelst det finns en internetanslutning
  • Fulltext-sökning tillhandahåller snabb tillgång till information och dokument
  • Vårt robusta Q&A-system hjälper styrelseledamöterna att diskutera känslig företagsinformation
  • Ett SOX-kompatibelt revisionsspår minskar risken för datasäkerhetsbrott
Styrelse kommunikation Styrelse kommunikation

Förbättra effektiviteten i styrning av styrkommunikation

Produktionen av fysiska styrelsemötepaket är en anakronistisk mardröm som kan ta dagar eller veckor, med uppdateringarna som är skickade till styrelseledamöter med kurir för att se till att alla deltagare använder den senaste versionen. Vårt virtuella styrelserumsprogram kan minska detta med timmar och lösa andra problem på vägen.

  • Alla ändringar genomförs snabbt och enkelt: de senaste dokumentversionerna laddas upp till den centrala portalen och synkroniseras automatiskt till alla styrelseledamöters enheter
  • Alla parter arbetar på samma sida, oavsett plats
  • Använd mer än åtta nivåer av rollbaserade dokumentbehörigheter för att säkerställa lämplig tillgång till företagsinformation
  • Tillgå portalen från alla mobila enheter med hjälp av våra dedikerade appar för iOS, Windows och Android
Styrelse kommunikation Styrelse kommunikation

Militärsäkerhet för dokument och infrastruktur

Säkerheten i din företagsdokumentation är alltid ett stort problem. Styrelsematerial kan förloras med posten eller med en kurir. Med ett digitalt styrelserum försvinner dessa risker nästintill helt.

  • Datasäkerheten är säkerställd med strikt åtkomstpolitik och övervakning. Dessutom är alla våra datacenter SOC2-kompatibla och ISO 27001-certifierade.
  • Tier 3 (2N) redundans för alla komponenter i viktiga system, vilket garanterar en branschledande 99,95 % upptid
  • Data krypteras med 256-bitars SSL/TLS-protokoll med hjälp av RSA 2048-bitars nycklars kryptering
  • Vår tvåstegs autentiseringsfunktion kräver ett lösenord och en textad kod
  • Dynamiska vattenstämplar och vår Fence View funktion hindrar obehörig dokumentdistribution
  • Fjärrkontroll: återkalla behörighet för filåtkomst över alla användarenheter
  • Revisionsloggar dokumenterar varje åtgärd i den virtuella styrelsens portal för att säkerställa överensstämmelse med branschregler och för juridiska uppgifter
  • Antivirusskydd: Skanning av innehåll i realtid varje gång en fil laddas upp eller laddas ner. Defekta filer hindras från att laddas upp till styrelsen
Styrelse kommunikation Styrelse kommunikation

Mest framgångsrika företag använder styrelseportaler

Många företag använder virtuella portaler som oumbärliga affärsverktyg för hantering och delning av företagsinformation. Enligt en nyligen genomförd undersökning av KPMG:s revisions kommittéinstitut antar de ledande globala företagen snabbt tar efter online styrelseprogramvara.

  • Hälften av ledande befattningshavare och styrelseledamöter sa att deras företag idag använder en virtuell styrelseportal, och ytterligare 20 procent räknar med att använda den under de närmaste 6-12 månaderna
  • 18 procent av de svarande ger sina styrelseledamöter en mobil enhet för att komma åt portalen - och ytterligare 20 procent planerar att göra det under det kommande året
  • Mer än hälften (55 procent) styrelseledamöterna är överens om att styrelsens portalprogramvara har förbättrat styrelsens effektivitet dramatiskt
  • 70 procent uppgav att deras styrelseportal är uppdaterad i "realtid" med styrelsens protokoll, företagsinformation och mer.
Starta din kostnadsfria testperiod
30-dagars obegränsad användning och demo med en expert